Arbeitskräftemangel ist heute überall zu spüren. Wo immer sie können, wenden sich Unternehmen an die Technologie. Nehmen wir zum Beispiel McDonald’s, das kürzlich Roboter eingeführt hat, um bei Aufgaben zu helfen, die normalerweise von Menschen erledigt werden. Könnte die Technologie auch eines der größten Probleme der Zahnmedizin lindern?
Als meine Praxis noch jung war, nahm ich ständig Anrufe von Dentalhygienikerinnen und Assistenten entgegen, die auf der Suche nach einem Job waren. Ich winkte sie ab wie lästige Fliegen. Wie ich diese Tage vermisse, in denen ich so anspruchsvoll sein konnte. Was ist zwischen damals und heute passiert? Ein perfekter Sturm aus sinkenden Einschulungen in Hygiene- und Hilfsschulen, Rücktritten im Zusammenhang mit Covid und allgemeinem Burnout. Das Problem ist real und betrifft eine Vielzahl von Praktiken.
Nach Angaben des oft zitierten ADA Health Policy Institute (HPI) geben mehr als ein Viertel der Praxen an, dass sie ihren Terminkalender nicht vollständig ausfüllen können. Etwa ebenso viele machen dafür vakante Personalstellen verantwortlich. In derselben Studie vom Dezember 2023 antworteten 95 % auf die Frage, wie schwierig es sei, einen Hygieniker zu rekrutieren, „extrem oder sehr anspruchsvoll“. Bei den Zahnarzthelferinnen und dem Verwaltungspersonal lag der Anteil bei 83 % bzw. 71 %.
Wenn man über Arbeitskräftemangel in der Dentalbranche liest, liegt der Schwerpunkt auf dem Einsatz von Technologie zur Rekrutierung von Talenten. Ebenso wichtig ist es jedoch, sich darauf zu konzentrieren, eine möglichst effiziente Praxis mit möglichst wenig Personal zu betreiben. Es ist auch wichtig, Mitarbeiter zu halten, auf die die Praxis nicht verzichten kann. Eine bekannte Anwaltskanzlei für zahnmedizinische Arbeitsrecht teilte mir einmal mit, dass die Ersetzung eines Mitarbeiters meine Praxis den Gegenwert eines Jahresgehalts für die Stelle kosten würde. Wenn man bedenkt, was nötig ist, um einen neuen Mitarbeiter zu finden, zu schulen und einzuarbeiten, dann trifft das zu. Wenn Rekrutierung, Gesamteffizienz und Bindung von entscheidender Bedeutung sind, wie kann Technologie dabei helfen?
Das Frontoffice
Das größte Problem, das ich in meiner Praxis hatte, war das Füllen von Terminlücken, insbesondere in letzter Minute. Ich hatte eine kompetente Mitarbeiterin an der Rezeption, die sich fachmännisch um mich gekümmert hat, und ohne sie wäre ich aufgeschmissen gewesen. Durch die KI-gestützte Terminplanung kann jetzt jede Praxis von einem Superstar an der Rezeption profitieren. Durch die Analyse historischer Daten, offener Termine und Zeitpräferenzen kann die KI sofort die richtigen Patienten identifizieren, um den Zeitplan optimal auszufüllen. Mittlerweile gibt es einige KI-Dienste, die Patienten sogar anrufen und ihnen eine SMS schicken, um die Aufgabe zu erledigen. KI kann Anfragen und Terminanfragen auch im Self-Service-Verfahren bearbeiten, was bedeutet, dass wichtige Mitarbeiter Zeit haben, kompliziertere Anrufe zu beantworten und mit Patienten physisch in der Praxis in Kontakt zu treten. Darüber hinaus kann die neue Technologie feststellen, wer überfällig ist, Aufnahmeformulare bearbeiten, Benachrichtigungen für Krankengeschichte oder Compliance-Formulare erstellen und vieles mehr. Das Endergebnis: Es wird weniger Personal, insbesondere hochqualifiziertes, benötigt, um wichtige Arbeiten zu erledigen.
Als ob das alles nicht genug wäre, können KI-Systeme Versicherungsdetails in Echtzeit abrufen und den Versicherungsschutz überprüfen. Wenn zahnärztliche Leistungen erbracht werden, trägt KI dazu bei, dass spätere Ansprüche ordnungsgemäß und rechtzeitig eingereicht werden. Es hilft sogar dabei, Genehmigungen einzuholen und die Erstattung zu maximieren. Zahnversicherungsgesellschaften gewähren Leistungen, wenn die vorgelegten Nachweise zeigen, dass die Behandlungskriterien erfüllt wurden. KI analysiert bekannte Kriterien und überprüft Anspruchsinformationen vor der Einreichung. Ausgestattet mit diesen Informationen schlägt es zusätzliche Röntgenbilder, erläuternde Details oder alternative Codes für bessere Schadensergebnisse vor. Da es nun möglich ist, Bilder in nativer Auflösung ohne den mühsamen Screenshot-Prozess an Versicherungsunternehmen zu senden, werden die damit verbundenen Verzögerungen und Ablehnungen weiter verringert. Durch den Einsatz von Technologie auf diese Weise wird die Praxiseffizienz maximiert und gleichzeitig die Abhängigkeit von qualifiziertem und erfahrenem Personal verringert.
Klingt das alles wie Zukunftsmusik? Hier ist der Clou: Eine sofortige Rückmeldung der Versicherung über die vorgeschlagene Behandlung ist jetzt Realität. Mit der sogenannten Echtzeit- oder „Chairside Adjudication“ ist es endlich möglich, einem Patienten auf dem Stuhl eine Krone zu empfehlen und sofort eine Genehmigung der Versicherung zu erhalten. Auf diese Weise muss sich niemand mehr fragen, ob die Behandlung abgedeckt ist, wie hoch die genaue Zuzahlung des Patienten ist oder welche ressourcenintensiven Erstattungs- und Inkassofolgen anfallen.
Während die Technologie einen Großteil der Last tragen kann, benötigen Büros immer noch qualifiziertes Personal ohne Ausfälle. Um die Kontinuität aufrechtzuerhalten, wenden sich viele Praxisinhaber an Zeitarbeitsfirmen. Leider ist eine Drehtür voller neuer Gesichter im Büro auf vielen Ebenen problematisch. Die meisten Büros verfügen über einzigartige Verfahren und Arbeitsabläufe, die für Zeitarbeitskräfte nur schwer schnell zu übernehmen sind. Durch den Einsatz von Technologie zur Bewältigung wiederkehrender bürospezifischer Aufgaben, der Dokumentation und anderer Verwaltungsprozesse können sich Zeitpersonal auf das Wesentliche konzentrieren: die Interaktion mit den Patienten. Während die Besetzung von Zeitarbeitsplätzen wichtiger denn je ist, sind langfristige Einstellungen das Ziel. Mit KI-gesteuerten Personalbesetzungslösungen ist es jetzt möglich, Hintergrundüberprüfungen von Kandidaten und andere Due-Diligence-Prüfungen sofort durchzuführen. Ähnlich wie beim Füllen von Terminlücken mit Patienten können neue Technologien ein weites Netz auswerfen, um den am besten geeigneten Kandidaten mit der richtigen Erfahrung für langfristige Rollen in der Praxis zu finden. All dies kann zu einem Bruchteil der Kosten und des Zeitaufwands durchgeführt werden, die mit der herkömmlichen Personalbeschaffung verbunden sind.
Das Backoffice
Das Personal sitzt oft am Behandlungsstuhl, während der Zahnarzt Röntgenbilder liest und Befunde diktiert. KI-gestützte Systeme sind jetzt in der Lage, mithilfe von Bildern, die in Echtzeit und bei vergangenen Terminen aufgenommen wurden, detaillierte und farbenfrohe Erkennungen zu liefern. Pathologische Erkennungen werden in der Regel mit von der FDA zugelassener cloudbasierter Software durchgeführt. Diese Tools dienen als Zweitmeinung für den Zahnarzt und verbessern den Prozess der Patientenaufklärung, eine Aufgabe, die normalerweise an qualifiziertes Personal delegiert wird. Automatisierte Diagramme und Sprachdiktate verhindern außerdem, dass Hilfspersonal im Raum anwesend sein muss, und reduzieren das Burnout-Risiko. Wenn das Ziel darin besteht, dass das Personal mehr Zeit für Patienteninteraktionen, Behandlungspräsentationen und Pflege aufwendet, ist dies dank der Technologie einfacher als je zuvor.
Durch die jüngsten Verbesserungen in der Telezahnmedizin ist es auch möglich, mit Patienten außerhalb der Praxis in Kontakt zu treten. Ob für Konsultationen, Nachuntersuchungen oder prä-/postoperative Beurteilungen: Sichere Videokonferenzen sparen der Praxis wertvolle Zeit und Personalressourcen. Mit einem Mobiltelefon in der Hand ist es für Patienten jetzt möglich, klinisch relevante Interpretationen zu Hause zu erhalten, wodurch Personal und Ärzte noch mehr Zeit für Angelegenheiten haben, die außerhalb der Geschäftszeiten auf sich warten lassen können.
Wäre dieser Artikel vor fünf Jahren geschrieben worden, wäre er wahrscheinlich als Vision für die ferne Zukunft durchgegangen. Als Zahnärzte sind wir der Technologie nicht immer in dem Tempo ausgesetzt, in dem sie verfügbar wird. Diese Zukunft ist jedoch viel schneller da als gedacht – und die Technologie übt einen exponentiell wachsenden Einfluss auf die Dentalindustrie aus. Da Personalengpässe für fast jeden Praktiker im Vordergrund stehen, ist es wichtiger denn je, einige dieser Fortschritte in die tägliche Praxis zu übernehmen. Die derzeitige Technologie kann nicht alle Probleme im zahnmedizinischen Bereich im Alleingang lösen, aber sie kann viel dazu beitragen, die Belastung zu verringern. Während wir uns nach den Tagen von früher sehnen, als qualifizierte Kandidaten aggressiv unsere Praxen aufsuchten, hat die Technologie es viel einfacher gemacht, mit der aktuellen Realität umzugehen.
Und vielleicht erinnern sich die Roboter daran, dass ich meinen Burger ohne Zwiebeln haben möchte.
Foto: busracavus, Getty Images
Dr. Mike Barniv, DDS, ist Vizepräsident für klinische Angelegenheiten bei Pearl, wo er seine umfangreiche multidisziplinäre zahnmedizinische Erfahrung einsetzt, um die kommerzielle, klinische und institutionelle Wirkung des Unternehmens voranzutreiben. Bevor er zu Pearl kam, war er Vizepräsident bei Delta Dental of Idaho, nachdem er 20 Jahre lang als Vollzeitzahnarzt in einer Privatpraxis tätig war. Dr. Barniv war außerdem fünf Jahre lang als Assistenzprofessor an der University of the Pacific School of Dentistry in San Francisco und als Klinikdirektor der dortigen AEGD-Residenzklinik tätig.
