Elektronische Gesundheitsakten (EHRs) sind ein wesentlicher Bestandteil des IT-Ökosystems im Gesundheitswesen, was sich in den kontinuierlich steigenden EHR-Ausgaben in den gesamten USA widerspiegelt. Da es sich um eine bedeutende und langfristige Investition handelt, gehen die Verantwortlichen in Krankenhäusern und Gesundheitssystemen verständlicherweise mit Bedacht vor, wenn sie ihre Organisationen auf eine neue EHR umstellen, diese prüfen, kaufen und umstellen.
Angesichts all dessen, was zu berücksichtigen ist, ist die Vermeidung versteckter und oft astronomischer Kosten für Führungskräfte im Gesundheitswesen von höchster Priorität. Es ist entscheidend, das gesamte Angebot eines EHR-Anbieters zu verstehen, insbesondere da die Anbieter nicht alle Kosten ihrer Lösungen gleichermaßen abdecken. Dies kann zu Verwirrung und Unsicherheit darüber führen, welche Kosten in einem Kaufvertrag enthalten sind. Um dem entgegenzuwirken, hat ein Paradigmenwechsel hin zu transparenteren Angeboten stattgefunden, wie beispielsweise dem umfassenden System-as-a-Service-Modell. Dieses Modell umfasst alle Komponenten der Implementierung, Hardware und Software sowie die Nutzung und Maximierung des Systems. Hier sind fünf wichtige Fragen, die Sie bei der Anschaffung einer EHR berücksichtigen sollten, um den ROI, die Kontinuität der Arbeitsabläufe und den Gesamterfolg zu maximieren.
Wie transparent ist die Kostenaufschlüsselung?
Angesichts der immer noch so entmutigenden Budgetbeschränkungen ist es unerlässlich, alle Vertragselemente in ihrer Gesamtheit zu identifizieren. Es sollte eine detaillierte Aufstellung aller Software-, Hardware- und Servicekomponenten erstellt werden, einschließlich der Kosten für Datenmigration, Personalaufstockung, Schnittstellen für medizinische Geräte und Interoperabilität. Validieren Sie den Umfang dessen, was für Implementierung, Konfiguration und laufende Supportleistungen für Upgrades, Wartung und Erweiterungen enthalten ist. Ermitteln Sie alle Kosten Dritter für Elemente, die nicht vom EHR-Anbieter abgedeckt werden (Berater, Datenmigration, Integration), und bestätigen Sie insbesondere, ob es monatliche Service-Support-Limits gibt und die Kosten für alle Leistungen, die außerhalb dieser Parameter liegen. Ermitteln Sie, ob Ihre Organisation nach Volumen oder mit einer Lösung zu Festpreisen abgerechnet wird. Ermitteln Sie die Gesamtbetriebskosten von der Vertragsunterzeichnung bis zur Vertragsverlängerung.
2. Ist das System anpassbar und interoperabel?
Ein Architekturrahmen, der die sich entwickelnden Herausforderungen in Bezug auf Interoperabilität, Skalierbarkeit und Echtzeit-Leistungsdaten meistert, ist bei der Auswahl eines Systems von größter Bedeutung. Das System sollte eine umfassende Längsschnitt-Patientenakte bereitstellen, die nahtlos mehrere Standorte und Umgebungen umfasst und sich im Laufe der Zeit an sich ändernde Datenanforderungen anpasst. Suchen Sie nach einem System, das unterschiedliche Datenquellen für eine nahtlose Interoperabilität normalisieren kann und Ihren Anforderungen für heute und für zukünftige Innovationen gerecht wird.
3. Welche Auswirkungen wird es auf die Personalbesetzung haben?
Organisationen unterschätzen häufig den Personalbedarf, der nicht nur für die Implementierung und Verwaltung ihrer EHR-Implementierung, sondern auch für die laufende Systemverwaltung erforderlich ist. Angesichts der anhaltenden Herausforderungen im klinischen und IT-Personalbereich ist es wichtig, die Personalanforderungen und Supportleistungen eines Anbieters genau zu kennen, um die Anforderungen Ihrer spezifischen Umgebung während der Vertragslaufzeit zu erfüllen. Bietet das neue System eine robuste, sofort einsatzbereite Lösung, die angepasst werden kann? Wie werden aktuelle klinische, administrative und finanzielle Arbeitsabläufe beeinflusst? Darüber hinaus ist es entscheidend, die Benutzerfreundlichkeit, Konfiguration und den Schulungsansatz frühzeitig zu verstehen, um Herausforderungen im Änderungsmanagement und potenzielle Auswirkungen auf die Produktivität sowie die klinischen und Umsatzzyklusprozesse zu mildern. Eine schnelle, effiziente Bereitstellung führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer schnelleren Realisierung von Vorteilen. Suchen Sie nach einem zuverlässigen und integrierten System, das intuitiv und benutzerfreundlich ist und von Klinikern für Kliniker mit Endbenutzer-Support rund um die Uhr entwickelt wurde, um die anfängliche und laufende Belastung des klinischen und IT-Personals zu minimieren. Dies reduziert die Ressourcen und die Zeit, die Gesundheitsorganisationen für die Implementierung, Schulung und Unterstützung des Systems benötigen, drastisch, sodass sie sich auf strategische Initiativen und die Patientenversorgung konzentrieren können.
4. Ist die System- und Medizingeräteintegration inbegriffen?
Die Datenmigration und -integration zwischen Systemen, Geräten und anderen Technologien ist ein wichtiger Bestandteil und kann in einigen Kostenmodellen einen „Zusatzaufwand“ darstellen. Um Interoperabilitätsstandards zu erfüllen und eine echte, longitudinale Patientenakte in Echtzeit bereitzustellen, ist es entscheidend, genau zu verstehen, welche Elemente enthalten sind, ob es Einschränkungen hinsichtlich der Technologie der EHR-Systeme gibt und welche zusätzlichen Kosten entstehen können, um diese Lücken zu schließen. Ebenso wichtig ist es, die Kosten einer zukünftigen Integration zu verstehen. Wenn sich die Organisation beispielsweise für die Migration auf andere medizinische Geräte oder einen anderen Geräteanbieter entscheidet, etwa für die Überwachung am Krankenbett oder des Fötus, welche Folgekosten sind ggf. mit dieser Entscheidung verbunden. Vergewissern Sie sich, dass der EHR-Anbieter die Optionen des Krankenhauses nicht einschränkt.
5. Wie werden Betriebsstörungen abgemildert?
Nicht alle EHRs erfordern Ausfallzeiten, um geplante Updates, Sicherheitspatches, Upgrades und dergleichen zu verwalten. Eine Lösung, die 100 % Verfügbarkeit für Wartung und Upgrades sowie ungeplante Vorfälle bietet, ist einer der vielen Faktoren, die Organisationen von ihrem EHR-Anbieter erwarten und bei ihrem Entscheidungsprozess vollständig bewerten sollten. Vorbei sind die Zeiten akzeptierter und geplanter Ausfallzeiten auf wöchentlicher, monatlicher oder vierteljährlicher Basis. Es ist an der Zeit, mehr zu erwarten. Es ist wichtig, sich mit der Geschichte jedes EHR-Anbieters auseinanderzusetzen, um seine Erfahrungen zu verstehen und klinische Unzufriedenheit, schlechte Patientenversorgung und Geldverluste zu vermeiden.
Transparenz ist der Schlüssel
Die Wahl eines EHR-Systems ist eine grundlegende Entscheidung mit weitreichenden Folgen. Vertrauen und Transparenz sind für eine erfolgreiche Beziehung zwischen Anbieter und Krankenhaussystem von größter Bedeutung. Gesundheitsorganisationen, die sich ein vollständiges Bild von der Investition machen – sowohl im Voraus als auch langfristig –, einschließlich der Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitsabläufe und letztlich die Patientenversorgung, werden während des gesamten EHR-Beschaffungs-, Implementierungs- und Nutzungsprozesses die zufriedenstellendsten Ergebnisse erzielen. Der Erfolg des Anbieters sollte sich am Erfolg des Krankenhauses orientieren und eine echte Partnerschaft widerspiegeln, bei der der Anbieter als Erweiterung des Organisationsteams fungiert und sich nahtlos in dieses integriert. Transparenz von Anfang an und die Prüfung aller Optionen, wie z. B. des umfassenden System-as-a-Service-Modells, werden das System für die kommenden Jahre auf Erfolg ausrichten.
Foto: invincible_bulldog, Getty Images
Kem Graham ist Vice President of Sales bei CliniComp. Sie ist eine Führungskraft in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Geschäftsentwicklung in den Bereichen Gesundheitswesen, Technologie und Bildung und kann nachweislich erfolgreich Veränderungen bei externen Zielgruppen, Unternehmensführern, Gesetzgebern und Verwaltungspolitikern auf lokaler, staatlicher und bundesstaatlicher Ebene vorantreiben.
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