Von Silos zu Synergien: Integration klinischer Teams in agile Produkt-Workflows

1. Beziehen Sie Kliniker frühzeitig in den Prozess ein. Die frühzeitige Einbindung von Klinikern in den Produktdesignprozess spielt eine entscheidende Rolle. Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass Kliniker teure Ressourcen mit begrenzter Verfügbarkeit sind. Daher besteht eine strategische Rolle der Produktteams in diesem Schritt nicht nur darin, die Erwartungen innerhalb eines funktionsübergreifenden Teams auszugleichen und die unterschiedlichen Bedürfnisse der Stakeholder zu verstehen, zu priorisieren und aufeinander abzustimmen. Von Anfang an überwachen die Produktmanager die strategische Planung und das Management des klinischen Engagements im Prozess. Um ein Beispiel zu nennen: Wenn eine klinische Betagruppe nicht liefert, liegt es in der Verantwortung des Produktteams, die Kommunikation zu verwalten und bei Bedarf umgehend eine neue Gruppe zu gewinnen, um sicherzustellen, dass die Produktlieferzeitpläne eingehalten werden.

2. Setzen Sie klare Erwartungen. Dieser Schritt ist für eine effektive Teamarbeit entscheidend. Der Prozess der Festlegung klarer Ziele und Meilensteine ​​ermöglicht es klinischen und Produktteams, sich auf Projektziele zu einigen, um sicherzustellen, dass beide Teams die Projektzeitpläne und Erfolgskriterien verstehen und akzeptieren. Dies verhindert Verwirrung und fördert die Transparenz im weiteren Verlauf des Prozesses. Darüber hinaus verringern eine effektive Kommunikation und klar definierte Leistungen in jeder Projektphase das Risiko kostspieliger Verzögerungen und maximieren die Möglichkeit einer erfolgreichen Produkteinführung.

Nutzen Sie Daten und Analysetools, um Einblicke in das Benutzerverhalten, die Systemleistung und die Auswirkungen auf klinische Ergebnisse zu erhalten, die die Entscheidungsfindung unterstützen und Diskussionen zwischen den Teams fördern. Dieser Ansatz hilft dabei, klinische Prioritäten und Benutzeranforderungen mit Geschäftszielen in Einklang zu bringen, um die Sicherheit zu gewährleisten und Innovationen voranzutreiben.

3. Halten Sie die Kommunikation einfach und klar. Vermeiden Sie Fachjargon. Verwenden Sie leicht verständliche visuelle Tools und legen Sie den Schwerpunkt auf quantifizierbare, ergebnisbasierte Key Results (OKRs), um zu demonstrieren, wie sich Entscheidungen im User Experience-Design auf klinische Ergebnisse auswirken. Geben Sie konkrete Beispiele und Vergleiche an, um zu veranschaulichen, wie ein Produkt oder eine Funktion die Aufgabenleistung verbessert und/oder die Aufgabenzeit im Vergleich zu vorhandenen Lösungen verkürzt. Die Verwendung von Beispielen aus der Praxis kann Klinikern helfen, den Nutzen von Designentscheidungen und agilen Prozessen zu verstehen und sich mit iterativen Tests wohler zu fühlen. Stellen Sie beispielsweise eine neue Funktion nicht als „Betatest eines Algorithmus“ dar, sondern als „ein Tool, das dazu beiträgt, den Zeitaufwand von medizinischem Fachpersonal für Papierkram zu reduzieren“.

4. Wechseln Sie von der ergebnisorientierten Planung zur ergebnisorientierten Planung. Die Abkehr von ergebnisorientierten Key Results (OKRs) hin zu SMART-Kunden- oder Geschäftsergebnissen kann die Zusammenarbeit zwischen Klinik- und Produktteams erheblich verbessern. Mit dieser Umstellung ändert sich der Produktfokus von der bloßen Förderung technologischer Forschung hin zur Lösung realer Probleme mit dem Schwerpunkt auf der Bereitstellung praktischer Werte wie Kundenzufriedenheit und effizienter Produktnutzung. Diese Strategie ist besonders für die Phase der Produktmarktanpassung von Vorteil, in der es entscheidend ist, klinische und patientenbezogene Schwachstellen zu identifizieren und anzugehen.

Zwei weitere Tools, um sicherzustellen, dass Klinik- und Produktteams mit den Geschäftszielen übereinstimmen, sind regelmäßige Sprint-Reviews und ein formalisierter vierteljährlicher Planungsprozess. Häufige Sprint-Reviews fördern die Transparenz, indem sie Fortschrittsaktualisierungen liefern. Gleichzeitig besteht der Zweck eines strukturierten vierteljährlichen Planungsprozesses darin, die Produktivität zu steigern, indem beide Teams Herausforderungen vorhersehen, ungeplante Arbeit reduzieren und ihre Arbeitsabläufe optimieren können.

5. Balance zwischen Sicherheit und Autonomie. Die Rolle von Klinikern bei der Überprüfung und Anleitung von Entscheidungen, die die Patientensicherheit direkt betreffen, kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Damit Innovationen gedeihen können, benötigen Produktteams jedoch auch die Freiheit, mit einem gewissen Maß an Autonomie zu arbeiten. Diese operative Unabhängigkeit ist entscheidend, um Kreativität und Fortschritt in Bereichen voranzutreiben, die keine unmittelbaren Sicherheitsrisiken bergen. Daher ist es wichtig, klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren, um dieses Gleichgewicht effektiv zu wahren. Kliniker konzentrieren sich auf die Bewertung sicherheitsrelevanter Probleme, während sich Produktteams auf die Benutzererfahrung und Geschäftsziele konzentrieren. Diese Strategie ermöglicht es jeder Gruppe, ihre Stärken zu nutzen, ohne sich in die Fachgebiete der anderen einzumischen.

In der Praxis bedeutet dies, dass Produktteams zwar rund 80 % ihrer Zeit mit geschäftsbezogenen Entscheidungen verbringen, aber alle Änderungen, die Auswirkungen auf die Patientensicherheit haben könnten, einer gründlichen klinischen Prüfung unterzogen werden müssen. Dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass Innovationen nicht unterdrückt werden, aber auch nicht auf Kosten des Patientenwohls gehen.

6. Verwalten Sie Risiken und Compliance mit agilem Produktdesign. Obwohl die FDA und andere Regulierungsbehörden keine spezifische Entwicklungsmethodik verlangen, verpflichten sie die Hersteller, Prozesse gemäß bestimmten Standards wie ISO 62304 zu entwickeln und zu dokumentieren, um die Effizienz und Sicherheit der Produkte zu gewährleisten. Um die regulatorischen Anforderungen erfolgreich mit adaptiven Produktdesignstrategien in Einklang zu bringen, müssen klinische und Produktteams nicht nur diese Richtlinien einhalten, sondern auch eine gewisse Flexibilität in ihren Entwicklungsprozessen beibehalten. Diese Flexibilität kann erreicht werden, indem regulatorische Kontrollpunkte in einen iterativen Rahmen eingebettet werden, der es den Teams ermöglicht, die Compliance aufrechtzuerhalten und sich auch in der frühen Planungsphase an Echtzeit-Input anzupassen. Mit diesem Ansatz reduzieren sie die Risiken, die mit verzögertem Feedback verbunden sind, wie sie in einem strengen Wasserfallmodell auftreten, und stellen sicher, dass die Produktdesigns weiterhin sowohl die regulatorischen Standards als auch die sich entwickelnden Benutzeranforderungen erfüllen.

Die Anwendung agiler Methoden ermöglicht zudem eine verbesserte Designeffizienz, da sie sich auf Anpassungsfähigkeit und kontinuierliches Feedback konzentriert. Stellen Sie sich vor, Sie entdecken, dass 80 % der Nutzung auf nur 20 % der Funktionen zurückzuführen sind. Diese Daten verdeutlichen die Ineffizienz einer Investition in alle geplanten Funktionen im Voraus. Hier ermöglicht die Anwendung iterativer agiler Workflows den Teams, klinische Erkenntnisse und Marktfeedback zu nutzen, um die Kernfunktionen zunächst zu priorisieren und zu optimieren. Die Flexibilität des agilen Frameworks trägt nicht nur zur Optimierung des Ressourcenmanagements bei, indem unnötige Funktionen vermieden werden, sondern stellt auch sicher, dass das Produkt eng an den Benutzeranforderungen und gesetzlichen Anforderungen ausgerichtet ist. Und kontinuierliche Feedbackschleifen in agilen Workflows stellen sicher, dass klinische Erkenntnisse während des gesamten Prozesses integriert werden, was zu einem Produktdesign führt, das sowohl benutzerorientiert als auch konform ist.