Es ist kaum zu glauben, dass seit dem Ausbruch der Pandemie vier Jahre vergangen sind und Unternehmen immer noch mit historisch niedrigen Margen und hohen Kosten, insbesondere im Zusammenhang mit der Arbeitskraft, zu kämpfen haben. Darüber hinaus sind die Anbieter mit immer komplexeren Kostenträgerverträgen und Bundesvorschriften konfrontiert, was eine vollständige Wiederherstellung erschwert.
Ein von der American Medical Association veröffentlichter Bericht aus dem Jahr 2023 zeichnet ein düsteres Bild des finanziellen Drucks, dem Anbieter seit der Pandemie ausgesetzt sind. Beispielsweise stiegen die Arbeitskosten auf 839 Milliarden US-Dollar und machten 60 % der Krankenhauskosten aus, während das Inflationswachstum mit 12,4 % bzw. 5,2 % mehr als das Doppelte des IPPS-Wachstums erreichte. Darüber hinaus beliefen sich die Rücknahmen durch den Zahler auf 1,6 Milliarden US-Dollar pro Monat, während die Zahl der Verweigerungen vorheriger Genehmigungen 110.000 erreichte.
Obwohl die Inflation und der Personalmangel nachgelassen haben und sich die operativen Margen weiterhin stabilisieren, verläuft die Erholung nur langsam. Der National Hospital Flash Report von Kaufman Hall vom Juli 2024 weist eine Betriebsmarge von 3,8 % aus, ein Anstieg gegenüber dem Vormonat (3,3 %), aber ein Rückgang gegenüber Januar 2024 (5,0 %).
Unterm Strich befindet sich das Gesundheitswesen immer noch in einer prekären Erholungsphase. Glücklicherweise gibt es einfache Schritte, die Anbieter umsetzen können, um ihren Umsatzzyklus zu optimieren und dringend benötigte Einnahmen zu erschließen.
Nutzung von Daten und Analysen
Um den Umsatzzyklus zu optimieren, müssen Anbieter zunächst ihre schwerwiegendsten Mängel identifizieren. Datentransparenz und prädiktive Analysen sind für diesen Prozess von entscheidender Bedeutung. In Kombination mit Business- und künstlichen Intelligenzlösungen bietet Predictive Analytics Anbietern einen besseren Einblick in die Leistung des Umsatzzyklus und das Zahlerverhalten. Umfassende Einblicke ermöglichen eine bessere und zeitnahe Entscheidungsfindung.
Wenn Anbieter die Erstattungsmuster der Kostenträger für verschiedene Anspruchsarten verstehen, können sie ihre Mitarbeiter strategischer einsetzen. Wenn beispielsweise bestimmte Zahler die Zahlung für die Pflegeleistungen in der Regel erst am 14. Tag überweisen (unabhängig von der Art des Anspruchs oder dem Zeitpunkt der Einreichung), gibt es keinen Grund, warum ein Mitarbeiter ein Konto bis zum 15. oder 16. Tag bearbeiten sollte. Diese Art von Insight hilft Anbietern, knappe Personalressourcen effektiver zu nutzen.
Ein weiteres Beispiel für die Nutzung von Daten und Analysen ist die Ermittlung, welche Kostenträger die meisten Ansprüche aus welchem Grund ablehnen. Im Falle der Ablehnung medizinischer Notwendigkeiten ermöglicht das Verständnis, welche Kostenträger ganz oben auf der Liste der Ablehnungen stehen, den Anbietern, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, um vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen und den Einspruchsinhalt so zu strukturieren, dass er effektiver ist und mehr Ertrag bringt.
Verbesserung des Bargeldeinzugs durch einen strategischen Ansatz
Die Beliebtheit von Krankenversicherungen mit hohem Selbstbehalt (HDHPs) hat die finanzielle Verantwortung der Patienten erheblich erhöht und es den Patienten erschwert, zu zahlen, und den Anbietern, sie einzutreiben. Heutzutage liegt der durchschnittliche jährliche Höchstbetrag der Eigenkosten einer Familie bei 16.100 US-Dollar. Das Ergebnis ist ein rasanter Anstieg der medizinischen Schulden. Heute haben 66 % der Amerikaner „ausstehende Arztrechnungen oder medizinische Schulden“, von denen sich die Hälfte in Inkasso befindet.
Eine Möglichkeit, diese Herausforderungen zu mildern, besteht darin, Patienten bei der Bezahlung der von ihnen benötigten Pflege zu unterstützen. Dies beginnt damit, dass die Front-End-Prozesse mit den Back-End-Inkassobemühungen in Einklang gebracht werden, beispielsweise indem den Patienten vor der Inanspruchnahme ihrer Dienstleistung eine Schätzung ihrer finanziellen Verantwortung angeboten wird. Dies sollte mit einer aufklärenden Denkweise angegangen werden und den Patienten helfen, zu verstehen, was sie schulden, und nicht nur mit dem Eintreiben von Geld.
Eine weitere Möglichkeit, den Inkassoaufwand zu optimieren, besteht darin, den Patienten die Bezahlung zu erleichtern. Das bedeutet, maßgeschneiderte Zahlungspläne anzubieten, die auf der Zahlungsbereitschaft des Patienten basieren und ihm gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, im Laufe der Zeit zusätzliche Arztrechnungen hinzuzufügen. Obwohl viele Organisationen Zahlungspläne anbieten, bieten sie diese Option in der Regel erst an, wenn der Patient darum bittet oder nachdem er in Verzug geraten ist. Proaktives Handeln zeigt den Patienten, dass ihre Anbieter sich um sie kümmern.
Das Anbieten digitaler Tools für Patienten wie einem Patientenzahlungsportal, mobilen Zahlungen, elektronischen Kontoauszügen, automatisierten Telefonzahlungen und SMS-Zahlungserinnerungen hilft den Inkassobüros, indem es ihnen die Zahlung auf eine Weise erleichtert, die am besten zu ihrem Budget und Lebensstil passt. Um erfolgreich zu sein, sollten Anbieter den Patienten die Möglichkeit geben, ihre bevorzugten Kommunikations- und Zahlungsoptionen basierend auf ihren Vorlieben auszuwählen.
Erschließung ungenutzter Einnahmen
Neben der Verbesserung der Prozesseffizienz, der Nutzung von Daten und Analysen und der Verbesserung der Inkassoprozesse sollten Anbieter Möglichkeiten in Betracht ziehen, entgangene Einnahmen zu erzielen. Eine der besten Optionen besteht darin, die Verträge der Kostenträger zu überprüfen und bestehende Vereinbarungen zu maximieren.
Der erste Schritt besteht darin, ein gutes System zur Vertragsentscheidung einzurichten und Daten und Analysen zu nutzen, um Abweichungen von erwarteten Trends zu erkennen. Dies kann Monate dauern und eine erhebliche Menge an Datenanalysen erfordern. Viele Anbieter verfügen nicht über die nötigen Kenntnisse und Tools, um die voraussichtliche Erstattung genau zu berechnen und dann ähnliche Probleme zu gruppieren, um fällige Beträge einzufordern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, Systeme zur Erfassung einzurichten und über ein engagiertes Team zu verfügen, das festgestellte Abweichungen bearbeitet und diese direkt mit den Kostenträgern löst.
Ein weiterer Bereich, der erhebliche Chancen für zusätzliche Einnahmen bietet, ist die Optimierung der Gebührenerfassung und -kodierung. Aufgrund des heutigen Personalmangels stehen vielen Führungskräften im Umsatzzyklus ein weniger erfahrenes Team zur Verfügung. Da unsere Branche so komplex ist, kann es Jahre dauern, bis neue Mitarbeiter die Kodierungs- und Abrechnungspraktiken beherrschen. Solange dies nicht geschieht, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern hoch, was bedeutet, dass es bei Anbietern zu vermehrten Ablehnungen und Abschreibungen, ungenauen oder verspäteten Rückerstattungen und mehr Arbeit für ein ohnehin überlastetes Team kommen kann. Der effektivste Weg, dieser Herausforderung zu begegnen, ist eine umfassende Schulung und Zertifizierung in Verbindung mit wichtigen Leistungsindikatoren und Anreizen.
Schließlich können Anbieter Umsatzpotenziale erschließen, indem sie sich auf nicht ausreichend genutzte Wiederherstellungsherausforderungen wie die Sekundärabrechnung konzentrieren. Dies erfordert eine zusätzliche Schulung des Personals und zusätzlichen Aufwand bei der Überprüfung der Deckung und Anspruchsberechtigung. Der Einsatz automatisierter Abrechnungstechnologie kann zur Rationalisierung dieses Prozesses beitragen, indem potenzielle Sekundärversicherungspläne im Frontend identifiziert werden. Ein weiterer entscheidender Faktor bei der Verbesserung der sekundären Abrechnung ist die Überprüfung der Richtlinien zur rechtzeitigen Einreichung. Sekundäransprüche, die nach Ablauf der Frist eingereicht werden, werden abgelehnt, und fristgerechte Einreichungsfristen gehören zu den am schwierigsten aufzuhebenden Ansprüchen.
Alles zusammenfügen
Während unsere Branche ihren Weg hin zu einer wertorientierten Pflege, sich weiterentwickelnden Kostenträgermodellen und immer strengeren Vorschriften fortsetzt, werden die Umsatzzyklusprozesse noch komplexer. Anbieter können sich vorbereiten, indem sie ihre Umsatzzyklusprozesse gemäß den oben dargestellten Richtlinien kontinuierlich bewerten und optimieren. Allerdings verfügen viele Anbieter einfach nicht über die Ressourcen oder die Bandbreite, um diese Strategien effektiv umzusetzen. Für diese Organisationen kann die Zusammenarbeit mit Umsatzzyklusexperten hilfreich sein.
Foto: sorbetto, Getty Images
Ben Gerhold kam 2013 zu Conifer Health, wo er im Bereich Client Delivery tätig war, bevor er die Rolle des Senior Director of Client Performance übernahm. Seit 2020 ist Ben als Vice President, AR Operations tätig und überwacht alle AR-Operationen für die Tenet-Kunden von Conifer, einschließlich Versicherungsabrechnungen (Medicare und Regierung), Inkasso, Zahlereskalationen, Guthabenauflösungen, Geschäftsbedingungen sowie klinische und technische Ablehnungen. Darüber hinaus leitet Ben das Client-Performance-Team, das dafür verantwortlich ist, sicherzustellen, dass die PSLs der Kunden mit der erwarteten Konsistenz eingehalten werden.
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