Wenn Sie sich jemals gefragt haben, warum viele Therapeuten keine Versicherung abschließen, finden Sie hier die beschönigende Antwort: Der Umgang mit Versicherungsgesellschaften ist scheiße.
Von der Einreichung von Erstattungsansprüchen bis hin zur Bewältigung strenger Dokumentationsanforderungen ist der Umgang mit Versicherern voller Hindernisse. Therapeuten sehen sich häufig mit der Ablehnung von Ansprüchen konfrontiert – etwa 15 %, selbst wenn eine vorherige Genehmigung eingeholt wurde – und sind gleichzeitig mit der ständigen Gefahr von Prüfungen und Rückforderungen konfrontiert. Die Verwaltungsgebühr führt oft zu verspäteten Zahlungen oder, schlimmer noch, zu verschwendeten Stunden bei der Verfolgung von Ansprüchen, was die Anbieter finanziell belastet und emotional ausgelaugt zurücklässt.
Die Herausforderungen enden hier nicht. Versicherer schreiben oft vor, wer wie lange behandelt wird, was die Fachkompetenz und Behandlungspläne der Therapeuten untergräbt. Indem sie ihre eigenen Definitionen dessen, was medizinisch notwendig ist, auferlegen, schaffen Versicherungsunternehmen Barrieren, die viele Anbieter vollständig vom System entfremden.
Kein Wunder also, dass sich fast die Hälfte aller Fachkräfte im Bereich der psychischen Gesundheit geweigert hat, mit Versicherungsgesellschaften zusammenzuarbeiten.
Geben Sie AI ein.
Durch die Automatisierung administrativer Aufgaben von der Erstellung klinischer Notizen bis hin zur Abrechnung und Dokumentation reduziert KI die Belastungen für Therapeuten im Umgang mit Versicherungen. Wenn es beispielsweise darum geht, die medizinische Notwendigkeit zu dokumentieren, kann sich KI an diese Anforderungen anpassen und Therapeuten die Sicherheit geben, dass ihre Dokumentation dem Standard der medizinischen Notwendigkeit entspricht. Dies minimiert nicht nur das Risiko von Anspruchsablehnungen, sondern rationalisiert auch den Prozess, sodass sich Therapeuten mehr auf die Patientenversorgung konzentrieren können.
In diesem Artikel werden drei transformative Möglichkeiten untersucht, wie KI die Versicherungslandschaft für Anbieter psychischer Gesundheit neu gestaltet. Zunächst untersuchen wir, wie KI die klinische Dokumentation verbessert, um selbst die strengsten Versicherungsanforderungen zu erfüllen. Als Nächstes befassen wir uns damit, wie Sprach-KI-Agenten zeitintensive Aufgaben wie Leistungsüberprüfungen, vorherige Autorisierungen und Schadensnachverfolgungen vereinfachen können. Abschließend besprechen wir, wie KI durch die automatische Zuweisung der entsprechenden Codes für eine korrekte Abrechnung sorgen kann.
Zusammengenommen tragen diese Fortschritte dazu bei, die Schwierigkeiten zu beenden, mit denen Therapeuten bei der Zusammenarbeit mit Versicherungsunternehmen konfrontiert sind.
Die Rolle der KI in der klinischen Dokumentation
Viele von uns haben inzwischen gesehen, dass generative KI verdammt gut darin ist, viele Wörter aneinanderzureihen. Wir wissen aber auch, dass es auch halluzinieren kann, was bedeutet, dass es zu Fehlern führen kann. Trotz dieser Halluzinationen zeigte eine aktuelle Studie von Nature Medicine, dass KI klinische Experten beim Verfassen klinischer Notizen oft übertrifft. Das ist nicht verwunderlich: Menschen, die in den Beruf der Psychiatrie eintreten, gehen davon aus, dass sie den Großteil ihrer Zeit damit verbringen, das Leben anderer Menschen zu verbessern, und schon gar nicht, dass sie 25 % ihrer Zeit mit Verwaltungsarbeit verbringen.
Um es klar zu sagen: Dokumentation ist aus vielen Gründen wichtig, unter anderem zur Sicherstellung der Kontinuität der Pflege, zur Erfüllung rechtlicher und ethischer Verpflichtungen und zur Verbesserung der Kommunikation. Auch wenn die Dokumentationspflichten der Versicherungsgesellschaften auf dem Papier angemessen erscheinen mögen, bedeutet dies für Fachkräfte im Bereich der psychischen Gesundheit einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Die Feinheiten einer Sitzung zu dokumentieren und gleichzeitig die Einhaltung sich ständig ändernder Standards sicherzustellen, kann zu einer zeitraubenden und frustrierenden Übung werden.
Für viele Ärzte ist dieser zusätzliche Arbeitsablauf nicht nur umständlich, sondern auch störend. Jede Stunde, die für die Feinabstimmung der Dokumentation zur Erfüllung der Versicherungskriterien aufgewendet wird, ist eine Stunde, die der Patientenpflege oder dem persönlichen Wohlergehen abträglich ist. Schlimmer noch, selbst kleine Fehler in der Dokumentation können zur Ablehnung von Ansprüchen oder Zahlungsverzögerungen führen, was den Stress und die finanzielle Belastung noch weiter verschärft.
Hier greift die KI ein, um die Erzählung neu zu schreiben. KI-gestützte Tools können Sitzungsdetails in Echtzeit analysieren und klinische Notizen erstellen, die nicht nur so genau sind wie von Menschen erstellte Notizen, sondern auch den strengen Versicherungsanforderungen entsprechen. Diese Systeme sind darauf trainiert, Muster, Terminologie und Formulierungen zu erkennen, die jedem Standard entsprechen, und geben Therapeuten die Gewissheit, dass ihre Dokumentation konform ist.
Durch die Automatisierung der mühsamsten Aspekte der Dokumentation, insbesondere wenn diese Dokumentation und die KI in eine elektronische Gesundheitsakte (EHR) integriert sind, gewinnen Therapeuten wertvolle Zeit zurück, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: ihre Patienten. Und wenn es weniger wahrscheinlich ist, dass Ansprüche abgelehnt werden, verbessert sich die finanzielle Stabilität ihrer Praxen, sodass es für sie einfacher wird, überhaupt eine Versicherung abzuschließen.
Mit KI entwickelt sich die klinische Dokumentation von einer Quelle der Frustration zu einem Instrument zur Stärkung und schafft so die Grundlage für ein nachhaltigeres und zugänglicheres System der psychischen Gesundheitsfürsorge.
Optimieren Sie Versicherungsinteraktionen mit Sprach-KI
Für psychiatrische Fachkräfte, die eine Versicherung abschließen, ist das stundenlange Telefonieren mit Versicherern oft ein unvermeidlicher – und anstrengender – Teil ihrer Arbeit. Therapeuten navigieren häufig durch automatisierte Telefonsysteme, warten in der Warteschleife und führen Kreisgespräche mit Versicherungsvertretern.
Laut einer aktuellen Umfrage verbringen Ärzte durchschnittlich 12 Stunden pro Woche allein mit Vorabgenehmigungen. Und in einem besonders auffälligen Beispiel für Versicherungsineffizienzen berichtete ein Therapeut, dass er 45 Mal bei Cigna anrief, um nur einen Anspruch erstattet zu bekommen, und dabei durch die Zeit, die er für diese Anrufe aufgewendet hatte, schätzungsweise 5.000 US-Dollar an Gehalt verloren.
Der Verwaltungsaufwand dieser Interaktionen ist nicht nur frustrierend, sondern auch finanziell belastend. Jede Stunde, die Sie mit der Erledigung versicherungsbezogener Aufgaben verbringen, ist Zeit, die Sie für die Pflege, den Aufbau einer Praxis oder einfach zum Ausruhen hätten nutzen können. Bei Einzelpraktikern – die den Großteil der psychiatrischen Praxen ausmachen und denen es in der Regel an engagierter administrativer Unterstützung mangelt – sind die Auswirkungen sogar noch ausgeprägter und tragen zu Burnout und finanzieller Belastung bei.
Mit Sprach-KI kann die Bearbeitung sich wiederholender, zeitintensiver Aufgaben, wie etwa der Nachverfolgung von Schadensfällen, der Vergangenheit angehören. Heutzutage klingt Sprach-KI unheimlich menschlich. Eine aktuelle Umfrage unter 1.000 Amerikanern ergab, dass die Mehrheit denkt, eine KI-Stimme sei eine menschliche Stimme. Und mit geringerer Latenz bei der Verarbeitung eines Gesprächs navigieren Sprach-KI-Systeme durch die Menüs der Versicherer, erfassen notwendige Details und leiten komplexe Fälle bei Bedarf sogar an menschliches Personal weiter.
Das Potenzial für Kosteneinsparungen ist unbestreitbar. Stellen Sie sich einen Einzeltherapeuten vor, der derzeit 10 Stunden im Monat mit versicherungsbezogenen Anrufen verbringt. Mit Sprach-KI könnten diese Stunden auf wenige Minuten schrumpfen und so Zeit für die Patientenpflege oder die berufliche Weiterentwicklung gewinnen. Beispielsweise könnte ein Sprach-KI-System automatisch die Leistungen eines Patienten vor seinem ersten Termin überprüfen und so für Klarheit über den Versicherungsschutz und die Selbstbeteiligung sorgen. Wenn ein Anspruch geprüft wird, kann die Sprach-KI auf ähnliche Weise seinen Status verfolgen und den Anbieter benachrichtigen, sobald der Schaden geklärt ist, wodurch die Notwendigkeit von Nachverfolgungen reduziert wird.
Die Vorteile gehen über die Zeitersparnis hinaus. Durch die Sicherstellung der Genauigkeit dieser Interaktionen trägt die Sprach-KI dazu bei, Fehler zu reduzieren, die zu Streitigkeiten oder zur Ablehnung von Ansprüchen führen könnten. Das Ergebnis? Effizientere Praxen, verbesserte Patientenerfahrungen und eine erneute Konzentration der Therapeuten auf das Wesentliche: die Bereitstellung hochwertiger Pflege.
Sicherstellung einer korrekten Abrechnung mit KI
Eine der größten Herausforderungen für psychiatrische Fachkräfte im Umgang mit Versicherungen ist die Komplexität der Abrechnungscodes. Therapeuten müssen aus einem Labyrinth von Codes auswählen, die nicht nur die Art der erbrachten Leistung widerspiegeln, sondern auch die Nuancen der Versicherungspolicen, die je nach Kostenträger stark variieren können. Diese Codes – wie etwa CPT-Codes (Current Procedural Terminology) für Psychotherapiesitzungen – müssen korrekt sein, um eine Erstattung sicherzustellen. Erschwerend kommt hinzu, dass Versicherungsunternehmen ihre Abrechnungsanforderungen häufig aktualisieren, sodass Ärzte sich mit sich ändernden Standards und potenziellen Fallstricken auseinandersetzen müssen: Einige Versicherer verlangen beispielsweise das Hinzufügen sogenannter „Modifikatoren“, wenn es sich bei der Sitzung um Telemedizin handelt.
Für viele Therapeuten ist diese Komplexität mehr als nur ein administrativer Aufwand; Es ist ein finanzielles Risiko. Fehler bei der Codierung können zu Anspruchsablehnungen, verspäteten Zahlungen oder sogar zu Prüfungen führen, bei denen Praxen bereits erhaltene Zahlungen zurückerstatten müssen – ein Prozess, der als Clawbacks bezeichnet wird. Die ständige Notwendigkeit, „es richtig zu machen“, stellt eine weitere Belastungsebene dar, insbesondere für Einzelpraktiker, denen es an engagierter Unterstützung bei der Abrechnung mangelt.
KI ist eine offensichtliche Antwort auf diesen Mangel an Abrechnungsunterstützung für unabhängige Anbieter und kann sogar Gemeinschaftspraxen unterstützen. Durch die Analyse der Sitzungsdauer, Sitzungsnotizen und Krankengeschichten kann AI die genauesten Abrechnungscodes empfehlen. Dabei handelt es sich nicht einmal um einen schwierigen technischen Vorgang, da lediglich die Policen des Versicherers und der Zugriff auf eine elektronische Patientenakte erforderlich sind. Die Nuancen verschiedener Versicherungspolicen verstehen und die entsprechenden Codes bestimmten Behandlungen zuordnen. Wenn ein Therapeut beispielsweise eine 60-minütige individuelle Psychotherapiesitzung durchführt, kann die KI anhand der Sitzungsdetails und der Richtlinien des Versicherers den richtigen CPT-Code identifizieren und empfehlen.
Die Auswirkungen der KI-gesteuerten Abrechnung sind tiefgreifend. Durch die Reduzierung von Fehlern bei der Codezuweisung kommt es für Therapeuten zu weniger Ablehnungen von Ansprüchen und schnelleren Erstattungen. Eine genaue Abrechnung verringert auch das Risiko von Prüfungen und Rückforderungen und sorgt so für finanzielle Stabilität und Sicherheit für Ärzte. Darüber hinaus rationalisiert die Automatisierung den Abrechnungsprozess, sodass sich Therapeuten auf ihre Kernaufgabe konzentrieren können: die Pflege.
Stellen Sie sich eine kleine psychiatrische Praxis vor, in der Abrechnungsfehler einst zu einer Ablehnungsquote von 15 % führten. Da die Codezuweisung von KI übernommen wird, sinkt diese Rate drastisch, wodurch die Praxis jährlich Tausende von Dollar einspart. Darüber hinaus können sich Therapeuten darauf verlassen, dass ihre Abrechnungen unabhängig von wechselnden Versicherungspolicen den Vorschriften entsprechen, was den Stress beim Navigieren im administrativen Labyrinth der Versicherungserstattungen verringert.
Durch die Vereinfachung des Abrechnungsprozesses behebt KI nicht nur ein anhaltendes Problem für Therapeuten, sondern schafft auch ein effizienteres und finanziell nachhaltigeres psychiatrisches Gesundheitssystem. Es ermöglicht den Anbietern, sich weniger auf den Papierkram zu konzentrieren und sich mehr auf die Bereitstellung der Pflege zu konzentrieren, die ihre Patienten benötigen.
Ein besseres System für alle
Als leitender KI-Architekt ist es eine Herausforderung, mit all diesen aufregenden technologischen Entwicklungen Schritt zu halten. Aber es ist klar, wie sehr KI Fachkräften im Bereich der psychischen Gesundheit dabei helfen kann, sich in der Komplexität von Versicherungen zurechtzufinden, indem sie ihnen eine Reihe von Assistenten an die Hand gibt, mit denen sie es mit milliardenschweren Versicherungsunternehmen aufnehmen und gleichzeitig eine erfolgreiche Praxis führen können.
Durch die Automatisierung der klinischen Dokumentation, die Optimierung der Versicherungskommunikation und die Sicherstellung einer korrekten Abrechnung wird KI den Verwaltungsaufwand, der viele Therapeuten davon abgehalten hat, eine Versicherung anzunehmen, erheblich verringern. Mit diesen Tools können Therapeuten ihre Zeit zurückgewinnen, sich auf ihre Patienten konzentrieren und die hochwertige Pflege bieten, die jeder Einzelne verdient – und das alles bei gleichzeitiger Wahrung der finanziellen Stabilität, um in ihrer Praxis erfolgreich zu sein.
Bald gehören die Geschichten darüber, dass man ganze Tage damit verbracht hat, Notizen nachzulesen oder stundenlang Wartemusik zu hören, der Vergangenheit an. Ich bin gespannt auf den Tag, an dem Ärzte sagen können, dass Versicherungen gar nicht so schlecht sind.
Bildnachweis: Olga Strelnikova, Getty Images
Ada Peng ist eine bahnbrechende Geodatenanalystin und Chef-KI-Architektin bei Orchid, einem von Y Combinator unterstützten Gesundheits-Startup, das die EHR-Landschaft revolutioniert. Als wichtige weibliche Führungspersönlichkeit im Technologiebereich spielt Ada eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung KI-gestützter Lösungen, die den Verwaltungsaufwand für Psychiater deutlich reduzieren. Mit einem starken Fundament im Ingenieurwesen ermöglicht es ihr interdisziplinäres Fachwissen, die Lücke zwischen Technologie und Innovationen im Gesundheitswesen zu schließen. Bevor sie zu Orchid kam, verfeinerte Ada ihre Fähigkeiten als Ingenieurin bei HNTB, einem landesweit anerkannten Infrastrukturunternehmen, und sprach im Namen von HNTB auf mehreren großen Konferenzen. Über ihre beruflichen Erfolge hinaus engagiert sich Ada aktiv in der Tech-Community und organisiert KI- und Healthtech-Treffen in San Francisco und New York. Während ihres Doppelmasterstudiums in Stadtplanung und städtischer Raumanalyse an der UPenn gründete Ada den Urban Studies Workshop und stellte damit ihr Engagement für die Förderung von Innovation und Führung unter Beweis.
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