Pflegeheime stehen heute vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die sich auf ihre Fähigkeit auswirken, ihren Bewohnern eine qualitativ hochwertige Pflege zu bieten. Steigende Betriebskosten, Arbeitskräftemangel und die zunehmende Komplexität der medizinischen Bedürfnisse einer alternden Bevölkerung sind nur einige der Probleme, mit denen diese Einrichtungen konfrontiert sind.
Der anhaltende Bedarf an hochqualifiziertem Personal, gepaart mit hohen Fluktuationsraten und Burnout, belastet die Ressourcen und wirkt sich auf das gesamte Pflegeumfeld aus. Darüber hinaus müssen sich Pflegeheime mit den sich ständig weiterentwickelnden Gesundheitsvorschriften und Finanzierungskürzungen auseinandersetzen, die ihre Fähigkeit, eine konsistente, patientenzentrierte Pflege zu bieten, weiter erschweren.
Für Pflegeheime im ganzen Land birgt die zunehmende Prüfung der Medicaid-Erstattungen – insbesondere der Kapitalkosten – erhebliche Risiken. Kapitalprüfungen, bei denen die Richtigkeit der gemeldeten Kapitalausgaben für die Medicaid-Erstattung beurteilt wird, können zu finanziellem Druck für Einrichtungen führen. Durch proaktive Risikominderung können Pflegeheime jedoch ihre finanzielle Stabilität wahren und eine kontinuierliche Compliance gewährleisten.
Was sind Kapitalprüfungen?
Kapitalprüfungen bewerten die Art und Weise, wie Pflegeheime ihre Kapitalausgaben in Medicaid-Kostenberichten angeben, um festzustellen, ob sie für eine Rückerstattung des Medicaid-Kapitalsatzes in Frage kommen. Diese Prüfungen umfassen ein breites Spektrum an Kapitalkosten, darunter Baukosten, Renovierungen, Ausrüstungskäufe, Leasingverträge (sowohl aktivierte als auch nicht aktivierte), bestimmte Arten von Versicherungen, Grundsteuern, Umsatzsteuern, Hypothekenzinsen und mehr.
Obwohl Prüfungen Jahre nach der Meldung der Ausgaben durchgeführt werden können, ist es für Pflegeheime von entscheidender Bedeutung, über einen längeren Zeitraum genaue und umfassende Aufzeichnungen zu führen. Prüfer prüfen, ob die gemeldeten Kosten angemessen kategorisiert sind, den Medicaid-Vorschriften entsprechen und durch eine angemessene Dokumentation belegt sind. Jegliche Inkonsistenzen oder fehlenden Informationen können zu Geldstrafen oder der Rückforderung von Mitteln führen, was erhebliche Auswirkungen auf die finanzielle Gesundheit einer Einrichtung haben kann.
Hauptrisiken und wie man sie mindert
Ungenaue Kostenzuordnung – Eine falsche Kostenzuordnung zwischen Kapital- und Betriebskosten kann zu Unstimmigkeiten bei Prüfungen führen. Pflegeheime müssen sicherstellen, dass sie die Ausgaben genau kategorisieren, um zu verhindern, dass die Kapitalkosten zu hoch oder zu niedrig ausgewiesen werden, was zu Strafen oder Erstattungsproblemen führen kann. Nichteinhaltung – Eine falsche Kategorisierung von Kapitalaufwendungen kann zu erheblichen Prüfungsfeststellungen führen. Für Pflegeheime ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass alle Kapitalausgaben den Medicaid-Richtlinien entsprechen, um Strafen zu vermeiden. Fehlende Dokumentation – Lücken in den Aufzeichnungen erhöhen das Risiko. Um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen, müssen Einrichtungen für jede Kapitalausgabe eine detaillierte Dokumentation führen, einschließlich Verträgen, Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen. Finanzielle Wiedereinziehung – Die Nichteinhaltung der Medicaid-Richtlinien kann zur Rückforderung von Geldern führen, was schwerwiegende Auswirkungen auf die finanzielle Lage eines Pflegeheims haben könnte.
Strategien zur Risikominderung
Um die mit Kapitalprüfungen verbundenen Risiken zu verringern, sollten Pflegeheime die folgenden vorbeugenden Maßnahmen ergreifen:
Implementieren Sie Mitarbeiterschulungs- und Sensibilisierungsprogramme – Stellen Sie sicher, dass alle an der Kapitalkostenberichterstattung beteiligten Mitarbeiter gut in den Medicaid-Richtlinien und Prüfungsanforderungen geschult sind. Regelmäßige Schulungen tragen dazu bei, Fehler bei der Kostenklassifizierung zu reduzieren und verbessern die allgemeine Einhaltung der Medicaid-Regeln. Führen Sie häufige interne Audits durch – Regelmäßige interne Audits helfen dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, wodurch die Wahrscheinlichkeit negativer Ergebnisse während eines externen Audits verringert wird. Bewahren Sie eine detaillierte und zugängliche Dokumentation auf – Jede Kapitalausgabe sollte sorgfältig dokumentiert und leicht zugänglich sein, mit klaren Begleitmaterialien zum Nachweis der Einhaltung. Konsultieren Sie Compliance-Experten – Die Zusammenarbeit mit Compliance-Spezialisten kann dabei helfen, sich in den komplexen Vorschriften von Medicaid zurechtzufinden und die Bereitschaft für Audits sicherzustellen. Nutzen Sie Kostenverfolgungstools – Erwägen Sie den Einsatz von Technologielösungen wie Kostenverfolgungssoftware, um genaue Aufzeichnungen zur Vorbereitung auf Audits zu organisieren und zu verwalten.
Aktuelle Audit-Trends
Im ganzen Land haben sich die für die Medicaid-Aufsicht zuständigen Behörden zunehmend auf Kapitalprüfungen in Pflegeheimen konzentriert. Dieser Anstieg der Prüfungen spiegelt umfassendere Initiativen wider, um die Genauigkeit der Medicaid-Kostenberichterstattung sicherzustellen, insbesondere in Bezug auf Kapitalkosten. Da Audits mehrere Jahre nach der Kostenmeldung stattfinden können, müssen Pflegeheime wachsam bleiben und hohe Standards für Dokumentation und Berichterstattung einhalten.
Blick nach vorn
Da der Schwerpunkt zunehmend auf Kapitalprüfungen liegt, müssen Pflegeheime einen proaktiven Ansatz für das Risikomanagement verfolgen. Um die mit Kapitalprüfungen verbundenen Risiken zu mindern, ist eine systematische Strategie erforderlich, bei der finanzielle Transparenz, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und strategische Planung im Vordergrund stehen. Im neuen Jahr sollten Pflegeheime prüfen, ob ihre aktuellen Prozesse robust genug sind, um ihre finanzielle Integrität zu schützen.
Durch die Durchführung regelmäßiger interner Audits, die Führung gründlicher Aufzeichnungen und die Konsultation von Experten können Einrichtungen die mit Audits verbundenen Risiken mindern – selbst wenn das Audit erst Jahre später stattfindet.
Foto: Kiwis, Getty Images
Chelsea Murray ist Partner bei The Bonadio Group mit mehr als 15 Jahren Erfahrung. Sie erbringt professionelle Beratungsdienstleistungen ausschließlich für Kunden im Gesundheitswesen. Sie gilt als Expertin für Kostenerstattungen im Gesundheitswesen und regulatorische Fragen und kennt alle Aspekte der Gesundheitsversorgungssysteme. Chelsea ist in zahlreichen Verbänden der Gesundheitsbranche aktiv und hält Vorträge auf Branchenkonferenzen.
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