Behebung betrieblicher Ineffizienzen in der Gesundheitsfinanzierung, um bessere Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen

Die Gesundheitsbranche in den Vereinigten Staaten verändert sich rasant, indem sie fortschrittliche Technologien einsetzt, um die Patientenversorgung zu verbessern und die zunehmende Komplexität zu bewältigen. Um Schritt zu halten, müssen auch die Finanz- und Buchhaltungsteams der Branche innovativ sein. Viele Finanzprozesse in diesem Sektor werden immer noch manuell erledigt, was die finanzielle Stabilität dieser Unternehmen gefährdet. Diese veralteten Systeme wirken sich auf die Verwaltungseffizienz des Gesundheitswesens im Land aus und spiegeln sich in den nationalen Rankings wider. Der jüngste Bericht des Commonwealth Fund stuft die Verwaltungseffizienz des US-amerikanischen Gesundheitswesens auf Platz neun von zehn Ländern mit hohem Einkommen ein, nur vor der Schweiz. Durch die Modernisierung und Umgestaltung der Finanzprozesse im Gesundheitswesen kann die Branche gut gerüstet sein, um die betriebliche Effizienz und die Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Ein Treiber für Verwaltungskosten und Ineffizienzen

Veraltete Finanzprozesse treiben die Verwaltungskosten im Gesundheitswesen in die Höhe. Allein im Jahr 2023 gaben US-Krankenhäuser 57,4 Milliarden US-Dollar für die Verwaltung aus, was einem Anstieg von 23 Prozent gegenüber 2018 entspricht. Ein Bericht der American Hospital Association ergab, dass Verwaltungskosten mehr als 40 % der gesamten Krankenhausausgaben im Jahr 2024 ausmachen.

Ein wesentlicher Faktor für die steigenden Verwaltungskosten ist die Ineffizienz manueller und fragmentierter Finanzprozesse. Finanzielle Prozesse in der Zahlungs- und Schadensregulierungslandschaft sind komplex und die manuelle Durchführung dieser komplizierten Prozesse verschlingt wertvolle Ressourcen und Zeit für strategische Initiativen, die zur Senkung dieser Kosten beitragen können. Abstimmungs- und Monatsabschlussprozesse können bei veralteten Systemen bis zu einer Woche dauern. Es müssen nicht nur Bankkonten und Kreditkartentransaktionen abgeglichen werden, sondern auch Patientenrückerstattungen müssen abgeglichen werden, und zwar unter Einhaltung gesetzlicher Compliance-Anforderungen. Eine weitere Ebene der Komplexität, die administrative Ineffizienzen weiter vorantreibt, ist die Welt der Versicherungen und Schadensfälle. Die Standardisierung der Arbeitsabläufe im Einnahmezyklus wird immer schwieriger, wenn jeder Zahler und jedes staatliche Programm über eigene Regeln, Autorisierungsformulare und Zeitpläne verfügt.

Alle diese Finanzprozesse erfordern zusätzliche Personalstunden, da sie bei manueller Ausführung arbeitsintensiv sind, was sich zusätzlich auf die Verwaltungskosten auswirkt. Darüber hinaus sind diese Aufgaben fehleranfällig, wenn Mitarbeiter in veralteten Excel-Tabellen in isolierten IT-Systemen arbeiten, was kostspielig sein kann und häufig zu Compliance-Problemen führt.

Beeinträchtigte Wachstumschancen, erhöhtes Risiko

Veraltete Finanzsysteme haben Auswirkungen, die über administrative Ineffizienzen und Kosten hinausgehen und auch das Wachstum von Gesundheitsunternehmen behindern. Tatsächlich ergab ein PYMNTS Intelligence-Bericht aus dem Jahr 2024, dass 84 % der Gesundheitsorganisationen finanzielle Verluste aufgrund veralteter Debitorenbuchhaltungsprozesse (AR) melden. Dies liegt daran, dass Finanzleiter keine Entscheidungen in Echtzeit treffen können, die zu finanziellen Wachstumschancen beitragen können, wenn ihnen nur begrenzte Daten zur finanziellen Leistung zur Verfügung stehen. Anstatt die Daten zu analysieren, die in die Abstimmungs- und Monatsabschlussprozesse einfließen, um herauszufinden, welche Faktoren die Kosten in die Höhe treiben und wie Ressourcen neu zugewiesen werden können, um die Gewinne zu steigern, sind Finanzteams gezwungen, sich nur auf den Abschluss dieser langwierigen Prozesse zu konzentrieren und lassen keine Zeit oder Bandbreite für strategische Bemühungen. Dies macht Unternehmen anfällig dafür, im Wettbewerb im Vergleich zu Unternehmen, die Innovationen nutzen, um effizientere Arbeitsabläufe und Abläufe zu schaffen, ins Hintertreffen zu geraten.

Eine eingeschränkte Transparenz birgt auch erhebliche Compliance-Risiken und möglicherweise kostspielige Bußgelder und Prüfungen. Ohne einen klaren Einblick in die Finanzaktivitäten fällt es den Teams schwer, genaue und aktuelle Informationen für Prüfungen in Echtzeit zu sammeln, sodass es leicht zu Fehlberichten kommt. Excel-Tabellen können versehentlich überschrieben werden, Formeln können falsch angewendet werden und es können ungenaue Daten eingegeben werden. Diese Fehler erfordern kostspielige Nacharbeiten, tragen aber auch zur Reputationsprüfung bei. Sobald dies geschieht, kann es schwieriger sein, staatliche Mittel zu erhalten.

Stärkung der CFO-Führung

Diese Herausforderungen unterstreichen die Notwendigkeit für Gesundheitsunternehmen, auf automatisierte Finanzprozesse umzusteigen. Die betrieblichen Ineffizienzen, die durch die manuelle Ausführung dieser Aufgaben entstehen, binden wichtige Ressourcen, die es CFOs im Gesundheitswesen erschweren, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Da die Branche unter wirtschaftlichem Druck steht, kann die Digitalisierung dieser Bemühungen Zeit freisetzen, die für mühsame, überflüssige Aufgaben aufgewendet wurde, damit Finanzverantwortliche Kosteneinsparungsbemühungen sowie Strategien zur Gewinnsteigerung und Erreichung der Unternehmenswachstumsziele umsetzen können.

Durch die Echtzeiteinsicht in die finanzielle Leistung können CFOs im Gesundheitswesen agil und flexibel reagieren, wenn unvermeidliche Marktveränderungen eintreten. Dadurch können Finanzteams in Zeiten langsamen Wachstums den Kurs ändern, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Gesundheitsunternehmen, die sich für die digitale Transformation in ihren Finanzteams entschieden haben, haben bereits beeindruckende Ergebnisse erzielt. Sie reduzieren den Zeitaufwand für arbeitsintensive Aufgaben, rationalisieren ehemals ressourcenintensive Vorgänge und verbessern die Genauigkeit ihrer Finanzdaten. Diese Vorteile haben begonnen, die Zukunft der Finanzberichterstattung im Gesundheitswesen zu prägen. Es hat die Arbeitsweise von Führungskräften verändert und es CFOs ermöglicht, eine strategischere Rolle einzunehmen, die sich auf höherwertige Entscheidungen konzentriert, die letztendlich zu einer besseren finanziellen Leistung führen.

Entscheidende Schritte zur Finanzautomatisierung

Um eine stärkere finanzielle Leistung zu erzielen und CFOs im Gesundheitswesen die Übernahme einer wachstumsorientierten Führungsrolle zu ermöglichen, sollten Finanzleiter bei der Automatisierung von Finanzberichtsprozessen die folgenden Strategien befolgen:

Durch den Einsatz einheitlicher Plattformen können Finanzleiter die traditionellen fragmentierten Systeme, die Probleme bei der Berichterstattung verursacht haben, ersetzen und so die Buchhaltungsressourcen besser nutzen. Um sicherzustellen, dass Finanzdaten korrekt sind und über verschiedene Systeme hinweg konsistent bleiben, ist es für Finanzteams wichtig, eine zusammenhängende Plattform zu implementieren, die nahtlos in mehrere ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) integriert werden kann. Um jeden Monat Zeit beim mühsamen Transaktionsabgleich zu sparen, sollten Finanzteams den Transaktionsabgleich über alle Datenquellen hinweg automatisieren. Dadurch wird auch die Genauigkeit komplizierter Prozesse mit hohem Transaktionsvolumen verbessert, z. B. Kreditkartenzahlungen an Abrechnungsabrechnungen und an die Bank. Um Abschlusszyklen zu verkürzen und das Fehlerrisiko zu verringern, sollten Gesundheitsunternehmen Kontoabstimmungen, Journaleinträge, Aufgabenverwaltung, konzerninterne Transaktionen und Abweichungsanalysen automatisieren. Durch die Automatisierung dieser End-to-End-Finanzabschlussprozesse bleiben die Finanzdaten korrekt und bereit für die Compliance- und Audit-Dokumentation. Um die Digitalisierung des Finanzwesens zu optimieren, ist es wichtig, benutzerfreundliche Software zu verwenden, die leicht zu erlernen ist. Dies kann den Zeitaufwand für die Schulung der Mitarbeiter in den neuen Systemen minimieren und eine schnelle Inbetriebnahme ermöglichen, sodass die Tools schneller nutzbar sind.

Von fragmentierten Systemen zu strategischen Vorteilen

Wenn Gesundheitsunternehmen diese Tools und Systeme implementieren, können sie zu Vorreitern bei der Verbesserung der Verwaltungseffizienz in den USA werden. Fragmentierte Finanzsysteme verursachen seit langem betriebliche Herausforderungen. Durch die Bewältigung dieses Problems können CFOs viele Finanzprozesse optimieren und rationalisieren, um die Compliance-Bereitschaft zu verbessern und Zeit für geschäftsorientierte Entscheidungen zu schaffen, die die Geschäftsziele unterstützen. Dies ist der erste Schritt zur Kontrolle der Verwaltungskosten und zur Erzielung eines skalierbaren Wachstums. Durch die Automatisierung fehleranfälliger Prozesse und die Implementierung einheitlicher Plattformen, die sich nahtlos in ERPs integrieren lassen, werden Finanzdaten leichter zugänglich, wodurch datengesteuerte Entscheidungen in Reichweite getroffen werden und CFOs in die Lage versetzt werden, bessere Ergebnisse zu erzielen.

Es ist an der Zeit, dass Gesundheitsunternehmen ihre betrieblichen Ineffizienzen im Finanzwesen angehen. Während die Branche mit innovativen Praktiken voranschreitet, müssen die Finanzprozesse aufholen, sonst besteht die Gefahr, dass sie der Erschöpfung von Ressourcen und verpassten Wachstumschancen ausgesetzt sind.

Foto: sorbetto, Getty Images

Tammy Coley ist eine visionäre Buchhaltungsleiterin mit einem tiefen Verständnis dafür, wie Buchhaltungsprozesse mit moderner Technologie zusammenwirken. Als Chief Transformation Officer bringt sie diese Vision und Erfahrung zu den Kunden von Avaneer, wenn diese ihre Finanz- und Buchhaltungsabläufe mithilfe der Cloud-Softwaretools des Unternehmens transformieren.

Tammy war früher Executive Director, Enterprise Accounting and Internal Controls Governance beim führenden Breitbandkommunikationsunternehmen und langjährigen BlackLine-Kunden Cox Communications und bringt umfassende Branchen- und Produkterfahrung zu BlackLine. Durch die Implementierung eines kontinuierlichen Buchhaltungsmodells veränderte Tammy den monatlichen Buchhaltungszyklus bei Cox, wodurch zeitnahere Finanzberichte mit größerer Konsistenz und Genauigkeit erzielt und gleichzeitig die Kosten gesenkt wurden. Vor Cox begann Tammy ihre Karriere in der Wirtschaftsprüfung bei Ernst & Young. Darüber hinaus war sie 12 Jahre lang in fortschrittlichen Positionen tätig, unter anderem als Controllerin bei der Sloan Financial Group.

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