Viele Menschen, die ein Unternehmen gründen, bemerken schnell, dass einzelne Business Software Lösungen zwar praktisch sein können, im Alltag jedoch immer wieder an ihre Grenzen stoßen. Vor allem zu Beginn reicht es oft aus, einzelne Tools für Kontakte, die Buchhaltung, das Erstellen von Angeboten und Personalfragen zu nutzen.
Wenn dann aber Prozesse wachsen und vielseitiger werden und es immer wieder nötig ist, Daten mehrfach zu pflegen und nachzuhalten, erfordern die entsprechenden Arbeitsschritte meist immer mehr Zeit (und Mühe). Und genau an dieser Stelle setzen moderne All In One Business Software-Optionen an. Bei ihnen handelt es sich um Unternehmenslösungen, bei denen mehrere Bereiche in einem System aufeinandertreffen. Klassischerweise werden hier unter anderem Themen wie CRM, ERP, HR und Finance abgedeckt. Daher decken die Programme (je nach Anbieter und Tool) hier unter anderem Kundenmanagement, operative und kaufmännische Prozesse ab, und das alles über eine einzige Plattform. Die folgenden Abschnitte zeigen, welche Vorteile mit Lösungen wie diesen verbunden sind und welche Einsatzmöglichkeiten bestehen.
Ein Blick auf die Details: Was bieten klassische All In One Lösungen?
All In One Lösungen eignen sich für alle Unternehmen, die möglichst viele Optionen an einer Stelle (bzw. auf einer Plattform) bündeln möchten. Viele dieser Lösungen decken in diesem Zusammenhang die folgenden Bereiche ab:
CRMÜber den Bereich CRM ist es unter anderem möglich, Kontakte und Leads zu pflegen und sich genauer mit der Kundenhistorie eines Anbieters auseinanderzusetzen. Der Vertrieb profitiert davon, offene Anfragen, Angebote und mehr jederzeit im Blick zu haben, und erfährt gleichzeitig mehr über die Ansprüche der jeweiligen Zielgruppe. Ein gepflegtes CRM System hilft dabei, Zeit zu sparen, weil die Plattform Angebote, Rechnungen und eventuelle Servicefälle gleichzeitig berücksichtigt. Alles ist miteinander verbunden.
ERPÜber den ERP Bereich werden die operativen Prozesse des Unternehmens abgebildet. Typische Themenkomplexe, die in diesen Bereich fallen, sind unter anderem die Auftragsabwicklung, der Einkauf, die Warenwirtschaft und die Disposition. Mithilfe der entsprechenden Systeme sollen Geschäftsabläufe zentral gesteuert und Medienbrüche vermieden werden. Unter anderem spielen hierbei auch durchdachte Logistikstrategien eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Warenflüsse effizient zu leiten und optimal aufeinander abzustimmen. Welche Prozesse genau in ein ERP System integriert wurden, ist dann wiederum von der jeweiligen Lösung abhängig.
HRDer HR Bereich deckt vieles rund um das Thema „Personal“ ab. Hier geht es vor allem um Personalstammdaten, digitale Personalakten, Zeiterfassung und Recruiting. Interessanterweise handelt es sich bei der Integration dieses Themenkomplexes noch um eine eher junge Entwicklung, die mittlerweile von immer mehr Anbietern aufgegriffen wird.
Finance /FIWie die Bezeichnung schon sagt, geht es hier um Finanzen. Die entsprechenden Lösungen beziehen sich auf Bereiche wie Buchhaltung, Mahnwesen, Controlling und Liquiditätsplanung. Oft werden in diesem Zusammenhang auch Schnittstellen für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder für die Nutzung von DATEV angeboten. Und genau an dieser Stelle zeigt sich deutlich, warum mit dem Einsatz einer solchen All In One Business Software eine derart hohe Zeitersparnis verbunden sein kann. Denn: Wenn Angebote, Rechnungen und Zahlungen auf einer einzigen Datenbasis beruhen, reduziert sich der manuelle Aufwand für die einzelnen Mitarbeiter.
All In One Lösungen und ihre Vorteile: So können Unternehmen profitieren
Der größte Vorteil einer modernen All In One Lösung liegt darin, dass Daten an einer einzigen Stelle gespeichert werden. Das bedeutet, dass wichtige Details und Dokumente, wie zum Beispiel:
KundendatenRechnungenProjektinfosPersonaldaten
nicht mehr an unterschiedlichen Stellen liegen und viele klassische Fehler vermieden werden können. Abläufe werden beschleunigt und Prozesse transparenter, unter anderem, weil es nicht mehr nötig ist, relevante Infos in Excel-Tabellen abzuspeichern. Bei modernen All In One Lösungen stehen klare Workflows im Fokus. Gleichzeitig zeigt sich hier immer mehr, dass der Einsatz von KI in diesem Bereich kontinuierlich zunimmt. Gerade im Mittelstand nutzen mittlerweile viele Unternehmen Künstliche Intelligenz, um zum Beispiel Daten auszuwerten, Prognosen zu erstellen und Prozesse zu automatisieren. Mithilfe der entsprechenden Möglichkeiten fällt es zum Beispiel leichter, Entwicklungen im Bereich der Nachfrage früher zu erkennen, Lagerbestände zu optimieren und Vertriebskanäle besser zu planen.
Und genau hieraus ergibt sich in der Regel auch eine gesteigerte Effizienz. Ein typisches Beispiel: Ein Mitarbeiter, der aus einem CRM-Angebot direkt einen Auftrag erstellen, und danach die Rechnung erstellen und den Buchungsvorgang abschließen kann, spart Zeit und Mühe. Hinzu kommt, dass auch die Auswertungen, die nach einem Auftrag erstellt werden, um eventuellen Optimierungsbedarf zu erkennen, verlässlicher werden, da die nötigen Daten nicht aus unterschiedlichen Quellen kommen und daher nicht händisch zusammengeführt werden müssen.
Zu guter Letzt entscheiden sich viele Verantwortliche mittlerweile für All In One Lösungen, da diese (je nach Anbieter) gut skalierbar sind. Egal, ob das Unternehmen wächst, sich die Ansprüche verändern oder es darum geht, Systembrüche zu vermeiden: Die verschiedenen Plattformen sind eine enorme Hilfe, wenn es darum geht, Lösungen zu nutzen, die mit dem Nutzer „mitwachsen“. Vor allem der Mittelstand, bei dem erfahrungsgemäß kaufmännische, vertriebliche und operative oft eng miteinander verzahnt sind, handelt es sich hierbei um ein überzeugendes Argument.
Eine große Auswahl: Viele Anbieter kommen aus dem amerikanischen Raum
Wer sich auf der Suche nach einem Anbieter für moderne All In One Lösungen befindet, stößt oft schnell auf große, internationale Namen. Vor allem im amerikanischen Raum haben es hier viele Unternehmen geschafft, sich einen Namen zu machen. So ist Oracle NetSuite sicherlich einer der bekanntesten Anbieter für cloudbasierte Business-Management-Suiten. Diese Lösung deckt vor allem die Bereiche Finanzmanagement, CRM und operative Kernprozesse ab. Bei Microsoft Dynamics 365 treffen dagegen ERP- und CRM Anwendungen aufeinander. Und Unternehmen, die ihren Fokus eher auf HR und Sales legen möchten, finden gegebenenfalls in Business Central auf modularer Ebene die passende Lösung. Sage bietet ebenfalls umfassende Lösungen für verschiedene Zielgruppen. Dieser Anbieter fokussiert sich unter anderem auf Finanzmanagement, ERP und HR.
Bei Recherchen im Enterprise- bzw. im gehobenen Mittelstandssegment bleibt der deutsche Anbieter SAP, der es geschafft hat, sich international einen Namen zu machen, nach wie vor aktuell. Mit Lösungen wie SAP Business ByDesign und verschiedenen Cloud ERP-Angeboten richtet sich SAP vor allem an mittelständische und größere Unternehmen.
Und was gilt für die DACH-Region?
Die Anzahl der Anbieter, die im DACH-Raum vergleichbare All In One Lösungen anbieten, ist kleiner. Dennoch gibt es einige Unternehmen, die sich hier etablieren konnten. Der Anbieter TOPIX ist zum Beispiel seit 1990 am Markt aktiv. Die entsprechenden Lösungen bündeln die Bereiche CRM, ERP, Finance und HR auf einer Plattform. Insgesamt kommt das Unternehmen auf circa 4.200 Installationen in der DACH-Region. Die Schwerpunkte liegen hier vor allem auf den Bereichen Handel, Dienstleistungen und Vermietung und auf Unternehmen, die diese Themenkomplexe miteinander kombinieren. Mit einem Umsatz von 6,2 Millionen Euro und rund 50 Mitarbeitern fokussiert sich TOPIX vor allem auf eine Unterstützung des Mittelstandes.
Vor allem für Unternehmen, die Handel, Service und Vermietung nicht getrennt voneinander betrachten möchten, weil es darum geht, einzelne Details in integrierten Geschäftsmodellen abzubilden, bietet dieser Ansatz klare Vorteile. Insellösungen, die immer wieder für sich betrachtet werden müssen, stoßen hier schnell an ihre Grenzen, während übergeordnete Systeme meist für mehr Transparenz und Effizienz sorgen.
Weitere Anbieter für die Dach-Region in der Übersicht
Neben TOPIX gibt es im deutschsprachigen Raum noch weitere Anbieter für All In One Lösungen, die es geschafft haben, sich einen Namen zu machen. Hierzu gehören unter anderem:
Haufe X360Haufe X360 hat sich, ebenso wie TOPIX, auf den Mittelstand fokussiert. Diese Lösung deckt vor allem zentrale ERP-Funktionen ab. Zudem wurden ergänzend HR-Funktionen integriert.
ScopevisioBei Scopeviso treffen ERP, Finanzmanagement und Dokumentenmanagement aufeinander. Aber: Auch das HR-Angebot des Anbieters wurde in der Vergangenheit immer weiter ausgebaut.
weclappDie Zielgruppe von weclapp besteht vor allem aus kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die Cloud-Lösung deckt CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektmanagement ab. HR-Bereiche stehen ebenfalls zur Verfügung.
SAPDass der Anbieter SAP in einer Auflistung für All In One Lösungen für die DACH-Region nicht fehlen darf, wurde bereits weiter oben angedeutet. Viele Tools des Anbieters richten sich an größere Mittelständler und Konzerne.
SageAuch Sage bietet mittlerweile für den deutschsprachigen Raum unterschiedliche Lösungen rund um Buchhaltung, ERP und HR an. Allerdings sind diese oft eher produktlinienbasiert aufgebaut und gelten weniger als vollständig integrierte Plattform.
OdooBei Odoo handelt es sich um eine Open-Source-Plattform, die mit ihren Lösungen ein breites Spektrum in Bezug auf CRM, Buchhaltung, ERP und HR abdeckt. Odoo tritt hierbei jedoch eher als ein modulares System auf und weniger als klassischer Komplettanbieter.
Wie finden Gründer heraus, welche All In One Lösungen am besten zu ihnen passen?
Für Gründer, die sich selbstständig machen möchten, und KMU sind All In One Lösungen vor allem dann sinnvoll, wenn es darum geht, aus einer Sammlung an einzelnen Tools ein stabiles und skalierbares Gesamtsystem für das betreffende Unternehmen zu schaffen. Hier lohnt es sich, genau hinzuschauen, denn: Nicht jede Lösung passt auch zu jedem Geschäftsmodell.
Auf der Suche nach der individuell besten Option ist es sinnvoll, wie folgt vorzugehen:
Die Analyse der eigenen ProzesseIm ersten Schritt sollten sich die Verantwortlichen fragen, welche Bereiche mit der entsprechenden Lösung abgedeckt und integriert werden sollen. In vielen Fällen werden hierbei die klassischen Kernfunktionen (CRM, ERP, HR und Finance) genannt. Wichtig ist jedoch auch, dass die jeweiligen Tools die entsprechenden Funktionen nicht nur anbieten, sondern dass diese auch ineinandergreifen. Wenn dies gewährleistet ist, entsteht eine gemeinsame Datenbasis, die die Arbeit erleichtern kann.Der Blick auf das GeschäftsmodellIm Mittelstand spielen oft hybride Strukturen eine wichtige Rolle. Dies könnte zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Handel, Dienstleistungen und Vermietungen miteinander kombiniert werden. Konstellationen wie diese stellen besondere Anforderungen an die jeweilige Software, weil es darum geht, Prozesse eng zu verzahnen.Die SkalierbarkeitViele Start-ups nutzen zu Beginn einfache Tools, bemerken aber dann, dass diese Lösungen nicht ausreichen. Eine gute All In One Lösung sollte dazu in der Lage sein, nicht nur den aktuellen Bedarf abzudecken, sondern sich anzupassen. Komplexere Prozesse, zusätzliche Geschäftsbereiche und Ähnliches sollten mitgetragen werden können.Angebot und Bedarf müssen zusammenpassenDer internationale Markt rund um All In One Lösungen ist stark von großen Anbietern geprägt. Diese bieten oft eine beeindruckende Anzahl an Funktionen, passen aber manchmal nicht zu den Ansprüchen kleiner und mittelständischer Unternehmen. Im deutschsprachigen Raum ist die Auswahl kleiner, dafür aber oft auf KMU zugeschnitten.
Daher gilt es, im Hinterkopf zu behalten, dass die „beste“ All In One Lösung nicht zwangsläufig die mit den meisten Funktionen ist, sondern die, die zu den eigenen Prozessen, der Unternehmensgröße und der verfolgten Wachstumsstrategie passt.
Quelle:
www.wissenschaft.de
